Comment fonctionne une permanence téléphonique ?

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permanence téléphonique

La permanence téléphonique désigne le service permettant de gérer efficacement tous les appels au sein d’une entreprise. Elle concerne principalement les appels entrants des clients, des patients ou des fournisseurs en fonction de l’activité exercée. Ce dispositif optimise le traitement des appels en vue d’améliorer la relation client. Les appelants obtiennent instantanément des renseignements complets par rapport à leur requête. Le transfert d’appel vers des personnes plus qualifiées est possible si besoin. Ils ont des interlocuteurs compétents qui maîtrisent parfaitement le domaine d’activité. Les responsables de la permanence se chargent aussi de la gestion des agendas et des messages.

Les avantages d’un système de permanence téléphonique

Des secrétaires internes gèrent tous les appels dans de nombreuses entreprises. Ce système présente ses avantages et ses inconvénients. Les responsables ne travaillent pas en dehors des heures de bureau. Les sociétés doivent aussi jongler avec les congés, les intérimaires et d’autres contraintes administratives. Les téléphones n’arrêtent pas de sonner lorsque les sociétés connaissent du succès. Les employés sont généralement submergés de travail avec tous les dossiers à traiter, si bien qu’ils n’ont plus de temps à consacrer aux appels téléphoniques. Pour gagner du temps et rester compétitif, il est préférable de passer par les services d’une agence d’appel externe. Elle garantit une prestation de qualité. Elle dispose d’une infrastructure parfaitement organisée avec du personnel expérimenté. La plupart des agences proposent souvent une permanence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les agendas des rendez-vous et des réunions sont régulièrement mis à jour via un logiciel interactif. Il est possible de voir ici tous les renseignements concernant ce type de prestation. En ce qui concerne la facturation, elle est forfaitaire ou dépend du nombre d’appels reçus. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes comme la stratégie marketing ou les paperasses administratives.

La permanence téléphonique pour une meilleure relation clientèle

Une bonne notoriété repose en grande partie sur la relation avec les clients. Elle permet effectivement de se forger une image de marque. La moindre erreur risque de ternir la réputation de l’entreprise. Cela pourrait avoir un impact important comme la perte de la clientèle. En revanche, des clients satisfaits sont contents et deviennent des ambassadeurs de qualité. Ils recommandent automatiquement des entreprises en qui ils ont confiance. Le fait de passer par les services d’un centre d’appel permet de rester professionnel à tout moment. Les agents du centre ont tous les éléments en main pour répondre aux questions qui leur sont posées. Ils le font avec beaucoup de courtoisie afin de donner entièrement satisfaction à leur interlocuteur. Ils sont en mesure d’indiquer les créneaux disponibles dans les agendas des responsables de l’entreprise pour fixer des rendez-vous. Les centres d’appel proposent d’autres prestations telles que la prise des commandes, la qualification de fichiers, la gestion des dossiers patients ou la prospection commerciale. Ils se chargent également du rappel des clients ou des fournisseurs pour les décommander ou leur indiquer un nouveau rendez-vous.

Les outils utilisés pour la permanence téléphonique

Les centres d’appels disposent des équipements appropriés pour fournir un travail de qualité. Ils investissent dans des appareils issus des nouvelles technologies. Les agents sont plus productifs tout en étant très efficaces. Ils ont suivi des formations spécifiques pour savoir comment faire un transfert d’appel. Ils maîtrisent parfaitement le standard téléphonique qui constitue un des meilleurs outils en termes de gestion d’appel. Ce système offre l’avantage d’être performant. Il est combiné avec un logiciel destiné à simplifier le traitement des appels. Il permet également de transmettre aux entreprises toutes les informations nécessaires à l’instant T. Un agenda en ligne est visible par les deux parties. Toutes les modifications y sont consignées immédiatement pour informer les sociétés de leur programme et de leur rythme de travail. Il est programmé pour recevoir tous les appels transférés depuis la ligne téléphonique des sociétés. Elles ont la certitude que les clients qui appellent pendant les week-ends et les jours fériés sont toujours reçus. Les agents se conforment aux consignes et aux exigences de leurs clients. Beaucoup d’entre eux exercent des professions libérales et sont très pointus sur les vocabulaires techniques. Il s’agit entre autres des avocats et de nombreux professionnels de la santé tels que des généralistes, des dentistes ou des chirurgiens.