Gestion de la facturation pour les entreprises : pourquoi numériser ses factures papier ?

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Gestion de la facturation

Symbole par excellence de la comptabilité, la facture matérialise les transactions commerciales depuis très longtemps. En France, la facturation, régie par le Code de Commerce, est obligatoire pour toutes les activités professionnelles. Aujourd’hui, avec le développement numérique, la facture papier cède de plus en plus la place à la facture électronique (dont l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu sont garantis par une signature électronique) dans les entreprises. Deux tiers des entreprises françaises utilisent un logiciel de gestion de la facturation. Par ailleurs, la loi Macron du 21/02/2015 « Objectif 2020 » concernant la dématérialisation fiscale de factures, ayant pour but de s’affranchir totalement des factures papier, obligera les entreprises à passer au numérique.

Gain de temps et d’argent

L’intérêt de numériser ses factures papier (qu’il s’agisse de celles qu’on envoie ou de celles qu’on reçoit) est tout d’abord de pouvoir réaliser des économies de temps et d’argent. La facture électronique, envoyée par courriel parvient presque instantanément à son destinataire pour un coût quasiment nul, alors que la facture papier doit encore passer par plusieurs étapes : l’impression, la mise sous pli, l’envoi par poste ou le transport par un coursier etc. Le coût est estimé à 26 Euros pour une durée approximative de 15 jours. Ceci conduit naturellement à un accroissement des performances de l’entreprise. De plus, il a été prouvé que la réduction du temps de transmission de la facture réduisait également le délai de paiement moyen. Détail pouvant paraître insignifiant pour les grandes structures, mais qui s’avère important pour les TPE (Très Petites Entreprises, comptant moins de 10 salariés), qui disposent d’une marge de manœuvre financière plus faible . Pour rappel, la gestion de la facturation englobe tout un processus, allant du devis jusqu’à la facture, en passant par le Bon de Commande (BC) et le Bon de Livraison (BL). Pour en savoir plus sur la gestion de facture, cliquez ici : www.gestion-factures.fr.

Optez pour un logiciel de gestion de facture

En admettant que vous ayez connaissance de toutes les informations et des mentions obligatoires prescrites par la loi qui doivent y figurer, vous pourrez vite être tenté de créer vos factures : via un simple facturier ; en utilisant un tableur ou un logiciel de traitement de texte ; ou en téléchargeant un modèle sur internet. Parce qu’il s’agit des solutions les moins coûteuses. Toutefois, vous serez exposé au risque de commettre des erreurs de frappe, de calcul ou de numérotation. On pourrait aussi penser que ces solutions sont celles qui sont les plus simples, mais il n’en est rien. Le logiciel de gestion facture, lui, vous facilitera la tâche. Il est conçu pour vous aider à gérer le processus de facturation même grâce à ses fonctionnalités les plus basiques, comme la numérotation automatique, la transformation des devis en facture, le calcul automatique etc. Vous éviterez ainsi d’effectuer toutes ces tâches chronophages et fastidieuses vous-même pour mieux vous concentrer sur votre activité principale.

Un outil stratégique

En montant de gamme, les logiciels de gestion de la facturation proposent des fonctionnalités plus élaborées, afin de mieux répondre aux besoins des entreprises. Comme le suivi des paiements et les relances automatiques. Ils peuvent également s’interconnecter à des logiciels de comptabilité, afin de simplifier et/ou d’automatiser l’écriture comptable. Comme les informations sont centralisées, il est même possible de s’en servir pour éditer des tableaux de bord : par exemple, sur l’évolution du Chiffre d’Affaires,  sur les produits les plus vendus ou encore sur le délai de paiement moyen. A ce moment là, les logiciels de gestion de la facturation deviennent de véritables outils stratégiques dans la gestion de l’entreprise : ils mettent à disposition des données pouvant servir de base à des études et à des décisions stratégiques dans le cadre du développement de l’entreprise.