Comment optimiser les déplacements lors d’un séminaire d’entreprise ?

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Publié le : 14 mai 20238 mins de lecture

L’optimisation des déplacements est une nécessité pour que le séminaire d’entreprise se déroule dans les meilleures conditions. Mais c’est également une manière d’optimiser les frais professionnels. Alors, malgré la complexité de la tâche, sachez que les solutions sont multiples.

Avez-vous pensé à la location d’un véhicule de type minibus ?

La location d’un véhicule 9 places vous permet de vous déplacer aisément avec vos collaborateurs. Bien évidemment, n’hésitez pas à en louer plusieurs lorsque vous voyagez en groupe. Mais la location d’un minibus reste idéal dans le cadre d’un déplacement professionnel et notamment pour un séminaire d’entreprise. Vous réservez le véhicule pendant la durée de l’événement et surtout, anticipez votre besoin pour bénéficier d’une tarification avantageuse. En toute sécurité, vous transportez jusqu’à neuf personnes. Mais en prime, vous avez suffisamment d’espace pour embarquer des bagages ou de l’équipement supplémentaire. Au cours de cet événement si particulier, vous cherchez certainement à offrir le meilleur confort à vos collaborateurs. Pas d’inquiétude, le minibus correspond parfaitement à vos exigences et vos collaborateurs n’auront aucun mal à se détendre lorsqu’ils doivent se déplacer d’un lieu à un autre. D’ailleurs, vous pourriez conduire vous-même le minibus ou procéder à la réservation d’un chauffeur. Tout dépend de votre objectif, mais également de votre budget, car la présence d’un chauffeur entraîne forcément une tarification plus importante.

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La liberté rime avec la location d’un van

Sur www.francecars.fr, la location d’un van ne sera plus qu’une simple formalité. C’est un véhicule utilitaire avec un aménagement spécifique selon le besoin. Mais dans tous les cas, vous profiterez d’une véritable liberté pour vos mouvements professionnels. Idéal pour vous lancer dans des excursions au plus proche de la nature, tout en conservant un minimum de confort. C’est également une autre manière de voyager, en restant professionnel, tout en vous éloignant des véhicules traditionnels. Imaginons que vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise en pleine nature, le van correspondra exactement à vos attentes en vous amenant vers toutes les activités que vous aviez prévues. Résultat, vous vivrez des aventures absolument remarquables et c’est une façon de créer des souvenirs impérissables avec les participants. Chaque détail a son importance et notamment la façon de gérer les déplacements professionnels.

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Comment définir le meilleur moyen de transport ?

Dans une optique d’organiser un événement d’entreprise, la préparation est une étape absolument incontournable. Donc, vous choisissez systématiquement le mode de transport le plus approprié en fonction de vos exigences, des participants et du nombre d’intervenants. De plus, n’oubliez pas de considérer les distances à parcourir. Si vos différentes activités ne se situent qu’à quelques kilomètres, la logistique ne sera pas la même que pour des activités distantes de plusieurs dizaines de kilomètres. Pour éviter les mauvaises surprises, vous anticipez le nombre de participants. Puis, vous consultez librement la tarification pour des véhicules appropriés. Par ailleurs, le lieu dans lequel se déroule le séminaire a une importance capitale. Vous avez réservé un coin isolé en pleine campagne et dans ce cas-là, la location d’un véhicule est indispensable pour que les participants se rendent aux activités prévues. Par contre, si l’événement se déroule en plein centre-ville, les transports en commun constituent parfois la meilleure solution. Que ce soit le métro, le tramway ou encore le bus. Vous évitez de nombreuses contrariétés pour vous déplacer et vous oubliez le stress pour vous rendre à la bonne destination, dans les délais impartis.

Est-il intéressant de louer une voiture pour un séminaire ?

Parfois, le séminaire d’entreprise se déroule avec un comité restreint. Étant donné le faible nombre de participants, inutile de réserver un véhicule trop imposant. De ce fait, la location d’une voiture reste parfaitement possible dans ce cadre professionnel. Une vigilance s’impose par rapport aux conducteurs. En effet, certaines personnes ne sont absolument pas à l’aise pour conduire un véhicule avec un gabarit inhabituel. Résultat, le risque d’accident augmente à cause d’une mauvaise appréciation des dimensions. C’est un fait banal au premier abord, mais faisant littéralement toute la différence. Pas d’inquiétude, pour anticiper cette situation, posez-vous la question de savoir si vos collaborateurs seront amenés à conduire ou si vous préférez demander à un chauffeur de s’en occuper. Dans le deuxième cas de figure, peu importe la location du véhicule, le chauffeur assumera la conduite. Sinon, demandez à vos collaborateurs quelles sont les personnes susceptibles de conduire le véhicule. Profitez-en pour les interroger sur l’éventuelle problématique de conduire un van ou un véhicule 9 places. Si vous n’avez pas d’objection, vous êtes libre de choisir le moyen de transport le plus adéquat. Sinon, rabattez-vous sur la location d’une voiture traditionnelle.

Comment économiser sur les frais de transport au cours d’un séminaire ?

Une fois que vous avez défini votre besoin, le nombre de participants et le type de véhicule que vous souhaitez, la réservation s’impose. Un procédé relativement simple. En effet, la démarche s’effectue entièrement sur Internet. Donc, inutile de vous déplacer, vous procédez de la bonne manière avec une plateforme disponible 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Néanmoins, la comparaison reste nécessaire pour obtenir la meilleure tarification. Vous le savez sans doute, le marché français reste concurrentiel en matière de location de véhicules. Mais au-delà des différents partenaires potentiels, la comparaison s’impose également sur des véhicules de même gabarit. Vous constaterez des écarts de prix plus ou moins conséquents en fonction des marques, du modèle et des options. Devant la variété des choix possibles, ne vous perdez pas et basez-vous uniquement sur votre feuille de route que vous avez établie initialement.

Pour vous déplacer sereinement au cours d’un séminaire d’entreprise, la réservation d’un véhicule est une étape incontournable. Vous n’aurez que l’embarras du choix en vous orientant vers un professionnel aguerri. En cas de doute, n’oubliez pas de vous mettre en relation avec le service client.


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